Aikataulutetris

Niin sitä sitten tuli maanantaiaamu ja aika palata töihin. Taakse jäi kesäloma sateisessa Suomessa ja rentouttavat reissut Saksan Alpeilla. Aamulla mukaan piti muistaa ottaat oleellisimmat: kalenteri, avain ja työpuhelin. Tästä huolimatta meinasin jäädä rappukäytävään toimiston oven taakse ennen kuin kollega sieltä minut pelasti ensimmäistä työpäivää aloittamaan.

Mahtuisiko sulle vielä yksi asiakas?

Ensimmäisestä koettelemuksesta ja maanantaista selvittiin. Samoin myös sen jälkeisistä viikoista. Mun tuntemukset ensimmäisten työviikkojen jälkeen pyörivät aikataulutuksen ympärillä. Miten saada kaikki asiakkaat mahtumaan kalenteriin? Miten hallinoida aikaa (kun se ei aina riitä)? Ja se loputon tehtävälista! Miten sen saa toteutumaan?

Puheterapeutin kalenterin organisointi on kuulemma kuin pelaisi Tetristä! "Kouluaikaan ei voi tulla terapeutti", "ruokailu ja päiväunet rauhoitetaan klo 11-14", "iltapäivällä on kaikki tilat käytössä", "lapsella on koulun jälkeen harrastuskerho", "päiväkodissa on silloin retkipäivä/jumppapäivä/laulupäivä", "taksi lähtee klo 15" , "sillon tulee toinen terapeutti", "kotiin voi mennä vasta klo 17 jälkeen", ja niin edelleen. Niin että, miten saan mahtumaan kaikki asiakkaani kalenteriini klo 8-16 välille?!

Jos on kovin visuaalinen ihminen, niin tämä Schoolhouse talk! -blogista löytämäni esimerkki post-it lappujen käytöstä voisi auttaa suunnitteluvaiheessa. Lappuja on ainakin helpompi siirrellä kuin kynällä tehtyjä kalenterimerkintöjä!

"Mahtuisiko sulle vielä yksi asiakas?"

Tämä on varmaan meille kaikille tuttu kysymys. Lähettävä taho tai vanhemmat tiedustelevat tätä yksityiseltä puheterapeuteilta tai sitten perusterveydenhuollossa työskentelevä puheterapeutti joutuu esittämään kysymyksen itselleen purkaakseen jonoaan. Minulla on kalenterin takana listaus asiakkaistani (pelkkä etunimi!), maksusitoumuksen kerrat ja kesto sekä tulevat tutkimusjaksot. Kiitos Tutorikselle taulukkopohjasta! Numeroin listauksen ja kun maaginen raja on täynnä, voin sanoa hyvällä omallatunnolla: "ei mahdu". Lisäbonuksena näen vilkaisulla milloin tarvitaan lausuntoja tutkimusjaksoille tai vaikka Kelaan, ja osaan ennakoida ne kalenteriin.

edit: Yllämainitut nimet ja maksarit ovat tietenkin minun ikiomasta päästä keksittyjä :)

Yksityisellä puolella asiakkaat ovat usein kertaviikkoisia ainakin noin puoli vuotta kerrallaan, joten kalenterin kasaaminen on jossain määrin tehtävissä, varsinkin jos saa kaikille ns. vakiajan ja kalenterin voi täyttää kerralla loppuvuodeksi.

Itselläni on lisäksi kokemusta perusterveydenhuollosta, jossa toimintamalli on aivan erilainen, koska asiakaspaletti muuttuu kokoajan. Kuulin yhdestä toimivasta keinosta, jonka haluan jakaa. Excel-taulukkoon kirjataan nimet ja viikot. Matilla on 5 kerran jakso, joten siltä kohdalta väritetään 5 viikkopalkkia eteenpäin. Tästä näkee heti kun "paikka vapautuu" viiden viikon päästä ja sinne voi suunnitella seuraavaa 10 kerran jaksoa alkavaksi. Kiitokset Maijulle tästä ideasta!

Eihän elämä toki toimi aivan näin näpsäkästi. Muuttuvia tekijöitä riittää: palaverit, ohjauskäynnit, sairastumiset, koulutukset ja lausuntosumat mainitakseni muutamia. Expect the unexpected! Eihän Tetriksessäkään tiedä kaikkia tulevia paloja ennalta :)

Järjestelmällistä elokuuta!